Technicien(ne) en bureautique et documentation technique

Le(la) technicien(ne) à la documentation technique et aux tâches administratives à deux mandats principaux. Au niveau de la documentation technique, le mandat principal consiste à planifier, réunir et corriger une multitude de textes d’ordre technique destinés à guider, informer et supporter la clientèle de l’entreprise située partout à travers le globe. Les documents techniques peuvent être des manuels d’opération et d’entretien, des manuels d’installation, des manuels de formation, des guides de dépannage et des bulletins techniques. Au niveau des tâches administratives, le mandat principal se situe au niveau du soutien aux administrateurs, gestionnaires ou autres professionnels dans la réalisation et l’organisation de rencontres, de recherche et d’archivage de documents, de suivi et de mise à jour de listes ou de formulaires et de vérification de documents.

Volet documentation technique :

• Rassembler l’ensemble des documents servant au montage de la documentation technique afin de l’éditer dans un format approprié.
• Planifier, organiser et éditer l’ensemble de la documentation technique vouée à accompagner le client lors de l’installation des équipements, mais aussi lors de besoins d’entretiens, de réparations, de dépannages et de formation.
• Suivre le calendrier de montage afin de s’assurer que les documents soient livrés en temps pour la livraison des produits au client.
• Définir un lexique commun des termes techniques (vocabulaire propre aux façons de faire) afin d’assurer une cohérence dans la documentation des différentes disciplines de l’entreprise.
• Collaborer activement et efficacement avec l’ensemble des disciplines de l’ingénierie.
• Pourrait être amené à contribuer à la rédaction d’offres de service.

Volet tâches administratives :

• Supporter le volet logistique avec les directions générales: réservation de salle, expédition d’invitations, numérisation de documents, etc.
• Vérifier les documents pour assurer la qualité des communications écrites en français et en anglais tout en s’assurant du respect des normes et des standards de l’entreprise.
• Compiler les renseignements nécessaires aux suivis et allocations en R&D.
• Mettre à jour le classement des dossiers et s’assurer de transmettre les documents requis du département de l’ingénierie au département des ventes.
• Répertorier pour centraliser et conserver différents documents nécessaires à la conception de nos équipements.
• Compléter les différents formulaires requis liés à différentes obligations légales telle la Loi sur la langue officielle et commune du Québec, les demandes de visas, etc.
• Réaliser différents suivis et tenir à jour différentes listes telles : formations sur Cognibox, équipements de protection individuelle, mandats d’améliorations continues, etc.
• Commander les fournitures de bureau et en tenir l’inventaire.
• Organiser la logistique autour de certaines tâches administratives liées à l’entretien ménager et/ou des plantes : communiquer avec le fournisseur, accueillir le préposé externe, etc.
• Classement et tri de dossiers administratifs.
• Assurer la transmission du courriel postal.